Buchhaltung für KMU: Unterlagen monatlich vorbereiten

Eine aktuelle Buchhaltung beginnt nicht beim Buchen, sondern bei gut vorbereiteten Unterlagen. Für die Buchhaltung eines KMU sollten die Unterlagen monatlich in einem festen Rhythmus bereitstehen: vollständig, verständlich benannt und über einen vereinbarten Kanal.

Diese Checkliste zeigt, welche Informationen im Alltag typischerweise zusammenkommen und wie Sie die Übergabe so organisieren, dass Rückfragen schnell geklärt werden können. Sie eignet sich für kleine Unternehmen, Selbstständige und Vereine – unabhängig davon, ob Sie mit Bexio, Abacus, Banana, BusPro oder einem anderen System arbeiten.

Hinweis: Der Beitrag beschreibt einen organisatorischen Ablauf. Welche Unterlagen in Ihrem Unternehmen fachlich benötigt werden, hängt von Ihrer Tätigkeit, Ihrem System und dem vereinbarten Leistungsumfang ab.

Kurzantwort: Diese Unterlagen gehören in die monatliche Übergabe

Für einen vollständigen Monatsordner sind meist diese Bereiche relevant:

• •ausgestellte Kundenrechnungen und Gutschriften
• •erhaltene Lieferantenrechnungen und Gutschriften
• •Bank-, Kreditkarten- und Zahlungsanbieter-Unterlagen
• •Kassenbewegungen samt zugehörigen Belegen
• •Spesen und geschäftlich veranlasste Auslagen
• •Änderungen, die für die Lohnadministration relevant sind
• •Verträge und Unterlagen zu aussergewöhnlichen Geschäftsvorfällen
• •eine kurze Liste mit fehlenden Belegen und offenen Fragen

Nicht jedes KMU benötigt jeden Punkt. Entscheidend ist, dass die vereinbarte Checkliste jeden Monat gleich angewendet wird.

1. Ausgangsrechnungen: Was wurde Kundinnen und Kunden verrechnet?

Stellen Sie alle im Monat erstellten Kundenrechnungen bereit. Dazu gehören auch Gutschriften, Stornierungen oder nachträgliche Korrekturen. Wenn Rechnungen ausserhalb des Buchhaltungssystems erstellt werden, hilft eine fortlaufende Ablage nach Rechnungsdatum oder Rechnungsnummer.

Für die Bearbeitung sind besonders hilfreich:

• •die vollständige Rechnung als PDF oder direkt im System
• •Gutschriften und Korrekturen mit Bezug zur ursprünglichen Rechnung
• •eine erkennbare Information zum Zahlungsstatus, falls dieser nicht im System geführt wird
• •kurze Hinweise bei Teilzahlungen oder ungewöhnlichen Vereinbarungen

So lässt sich eine Rechnung von der Zahlung unterscheiden, ohne den Vorgang jedes Mal neu rekonstruieren zu müssen.

2. Eingangsrechnungen: Welche Kosten sind angefallen?

Sammeln Sie Lieferantenrechnungen, Quittungen und Gutschriften vollständig. Eine Zahlungsbestätigung oder eine Bankbewegung ersetzt dabei nicht automatisch die eigentliche Rechnung: Für die Zuordnung ist der zugrunde liegende Geschäftsfall wichtig.

Achten Sie bei der Ablage auf drei einfache Punkte:

• •Alle Seiten der Rechnung sind vorhanden.
• •Der Beleg ist lesbar und nicht abgeschnitten.
• •Bei ungewöhnlichen Ausgaben steht ein kurzer Hinweis zum geschäftlichen Zusammenhang dabei.

Wenn eine Rechnung noch fehlt, markieren Sie den Vorgang als offen. So kann der übrige Monat trotzdem vorbereitet werden.

3. Bank, Karten und Zahlungsanbieter vollständig abdecken

Zu einer monatlichen Buchhaltung gehören alle Konten, über die geschäftliche Zahlungen laufen. Neben dem Hauptkonto können das Kreditkarten, Geschäftskonten in weiteren Währungen oder Zahlungsanbieter sein.

Je nach vereinbartem Ablauf stellen Sie Kontoauszüge, Exporte oder einen passenden Systemzugang bereit. Wichtig ist, dass der gesamte Zeitraum abgedeckt ist und auch Gebühren, Rückerstattungen, interne Überträge und Sammelzahlungen erkennbar bleiben.

Prüfen Sie monatlich:

• •Sind alle Geschäftskonten enthalten?
• •Sind Kreditkartenabrechnungen und Einzelbelege vorhanden?
• •Sind Abrechnungen von Zahlungsanbietern vollständig?
• •Gibt es Überträge, deren Gegenkonto erklärt werden sollte?

4. Kasse und Barbelege sauber zusammenführen

Wenn Ihr Unternehmen Bargeld einnimmt oder ausgibt, sollten Kassenaufzeichnungen und Belege gemeinsam abgelegt werden. Die chronologische Reihenfolge erleichtert die Abstimmung.

Praktisch ist ein eigener Monatsordner für:

• •Bareinnahmen
• •Barausgaben
• •Einlagen oder Entnahmen mit kurzer Erklärung
• •den zum Monatsende dokumentierten Kassenstand

Gab es in einem Monat keine Kassenbewegung, kann auch diese kurze Information Rückfragen vermeiden.

5. Lohnrelevante Änderungen separat melden

Falls die Lohnadministration Teil der Zusammenarbeit ist, sammeln Sie Änderungen nicht zwischen Rechnungen und Belegen. Eine separate Monatsmeldung ist übersichtlicher.

Dazu können gehören:

• •Ein- oder Austritte
• •Änderungen bei Pensum oder vereinbartem Lohn
• •variable Lohnbestandteile gemäss interner Freigabe
• •Absenzen und weitere Angaben, die im Lohnlauf berücksichtigt werden sollen
• •freigegebene Spesen oder Auslagen

Entscheidend ist ein klarer Stichtag: Bis wann müssen Änderungen gemeldet sein, damit sie im nächsten Lauf verarbeitet werden können?

6. Spesen und private Zahlungen eindeutig kennzeichnen

Geschäftliche Auslagen, die Mitarbeitende oder Inhaberinnen und Inhaber privat bezahlt haben, brauchen Kontext. Legen Sie den Beleg zusammen mit Datum, Zweck und der Person ab, welche die Ausgabe getragen hat.

Dasselbe gilt umgekehrt für private Zahlungen über ein Geschäftskonto. Eine kurze, sachliche Kennzeichnung ist hilfreicher als eine lange Erklärung Wochen später.

7. Verträge und aussergewöhnliche Vorgänge nicht vergessen

Manche Geschäftsvorfälle erscheinen nur einmal und passen in keinen normalen Belegordner. Melden Sie solche Ereignisse bewusst, statt nur die dazugehörige Zahlung zu übergeben.

Beispiele sind:

• •Kauf oder Verkauf grösserer Arbeitsmittel
• •neue Leasing-, Miet- oder Darlehensvereinbarungen
• •Versicherungsleistungen oder Schadenfälle
• •neue Geschäftskonten oder Kreditkarten
• •grössere Anzahlungen, Rückerstattungen oder Verrechnungen

Die Einordnung erfolgt im vereinbarten Mandat. Für die Vorbereitung genügt zunächst: Dokumente vollständig ablegen und den Vorgang kurz beschreiben.

Ein Monatsablauf, der im Alltag funktioniert

Eine gute Übergabe braucht kein kompliziertes Projekt. Diese fünf Schritte reichen als stabile Grundlage:

1. •Stichtag festlegen: Vereinbaren Sie einen realistischen Tag für die monatliche Übergabe.
2. •Einen Kanal nutzen: Laden Sie Unterlagen im vereinbarten System oder Ordner hoch, statt sie über mehrere Postfächer und Chats zu verteilen.
3. •Einheitlich benennen: Nutzen Sie beispielsweise Datum, Lieferant und Betrag im Dateinamen.
4. •Offene Punkte sammeln: Führen Sie eine kurze Liste mit fehlenden Belegen und Fragen.
5. •Übergabe bestätigen: Melden Sie, sobald der Monat aus Ihrer Sicht vollständig ist.

Der Ablauf kann in Bexio, Abacus, Banana oder BusPro unterschiedlich aussehen. Das Prinzip bleibt gleich: eine verlässliche Quelle, klare Zuständigkeiten und ein wiederkehrender Rhythmus.

Häufige Ursachen für Rückfragen

Viele Rückfragen entstehen nicht wegen komplizierter Buchhaltung, sondern wegen fehlendem Zusammenhang. Prüfen Sie vor der Übergabe insbesondere diese Punkte:

• •Eine Zahlung ist vorhanden, aber der zugehörige Beleg fehlt.
• •Derselbe Beleg wurde mehrfach hochgeladen.
• •Eine Gutschrift wurde ohne ursprüngliche Rechnung abgelegt.
• •Kreditkartenabrechnung und Einzelbelege wurden getrennt übermittelt.
• •Private und geschäftliche Zahlungen sind nicht gekennzeichnet.
• •Ein ungewöhnlicher Vorgang enthält keine kurze Erklärung.
• •Dokumente liegen verteilt in E-Mail, Chat und verschiedenen Ordnern.

Ein offener Punkt muss nicht sofort gelöst sein. Er sollte aber sichtbar sein, damit der restliche Monat weiterbearbeitet werden kann.

Monatliche Checkliste zum Kopieren

• •Kundenrechnungen, Gutschriften und Korrekturen bereitgestellt
• •Lieferantenrechnungen, Quittungen und Gutschriften vollständig
• •Bankkonten, Kreditkarten und Zahlungsanbieter abgedeckt
• •Kassenunterlagen und Barbelege zusammengeführt
• •Spesen und privat bezahlte Geschäftsauslagen gekennzeichnet
• •lohnrelevante Änderungen separat gemeldet
• •Verträge und aussergewöhnliche Vorgänge ergänzt
• •fehlende Belege und offene Fragen aufgelistet
• •Übergabe als vollständig gemeldet

Häufige Fragen